Inleiding
Op medische dossiers rust een bewaartermijn van 20 jaar. Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd ziet dit als een verantwoordelijkheid van bestuurders in de zorg. Daar is wat voor te zeggen. Maar welke maatregelen kan een zorgbestuurder dan treffen om zeker te zijn dat dossiers 20 jaar beschikbaar zijn en blijven. Momenteel zien we helaas regelmatig een faillissement van kleine tot wat grotere zorginstellingen. Bij een faillissement zal de software leverancier van het EPD (elektronisch patiënten dossier) in de meeste gevallen maximaal 90 dagen de omgeving beschikbaar houden. Daarna zijn de dossiers digitaal niet meer beschikbaar. De vorm waarin het EPD is gegoten maakt het ook niet eenvoudig er dan maar een papieren dossier van te maken in die relatief korte periode. Daarnaast heeft de curator in een dergelijk faillissement zijn handen vol aan het vinden van een oplossing voor cliënten en medewerkers. Het is van groot belang dat dossiers veilig worden gesteld , bij een faillissement of bedrijfsbeëindiging.
Wettelijk kader inzake het Medisch dossier
(art. 7:456 BW). De plicht om medische dossiers te bewaren is niet gekoppeld aan de status van hulpverlener. Deze blijft dus ook gelden in geval van bijvoorbeeld een faillissement, pensionering of overlijden van de hulpverlener.
Ondernemen is vaak het aangaan van langlopende verplichtingen met kort lopende dekking. Vanuit Den Haag komt wet en regelgeving waardoor je als ondernemer te maken kan krijgen met lagere inkomsten terwijl de vaste lasten (langlopende verplichtingen) niet omlaag kunnen. Als bestuurder in de zorg hebben we dus in elk geval te maken met een langlopende verplichting (het bewaren en beschikbaar stellen van dossiers gedurende 20 jaar). Het is onmogelijk om bijvoorbeeld voor 20 jaar nu reeds softwarelicenties van het EPD te kopen. Daarnaast is het ook maar de vraag of alle software leveranciers in de zorg nooit failliet kunnen. Dit vraagt om een oplossing, een faillissement, pensionering of overlijden van de hulpverlener maakt het nagenoeg onmogelijk te voldoen aan de wet.
Escrow niet voldoende
Met de leveranciers van software van EPD is een Escrow af te sluiten waardoor continuïteit van de dossiers voor zorgondernemingen geborgd kan worden. Dit zou eigenlijk gezien het belang van de dossiers wellicht wettelijk geregeld moeten worden. In elk geval zou de controlerend accountant en externe auditor op de kwaliteit systemen hier zorgondernemers op kunnen wijzen. Helaas is dit niet voldoende aangezien ook een zorginstelling zelf kan ophouden te bestaan. Dan vervalt de Escrow en gaat de data verloren. De software leveranciers verantwoordelijk maken voor de bewaartermijn is ook geen oplossing.
Central point of Truth
Een aantal grote zorginstellingen zijn to big to fail. Daar zal deze problematiek minder spelen, hoewel deze problematiek overigens wel speelde bij het faillissement van het Slotervaart Ziekenhuis. Maar voor midden en kleine zorg organisaties en curatoren speelt deze problematiek zeker wel. Het idee is een stichting neer te zetten, die als zorg custodian gaat optreden voor middelgrote en kleine zorgorganisaties.
Deze stichting creëert een back-up oplossing voor alle cliënten dossiers, veilig in een datacenter in Nederland. De stichting neemt de verplichting van het voldoen aan de bewaartermijn en het beschikbaar stellen van dossiers op verzoek van cliënten over bij een faillissement, pensionering of overlijden van de hulpverlener. Partijen die belang hebben bij deze oplossing dragen financieel bij aan de kosten van de Stichting. De Stichting heeft geen winst oogmerk. De stichting komt onder toezicht van een onafhankelijke externe Notaris, de vereniging Zorgverzekeraars Nederland en de autoriteit persoonsgegevens.
IGJ heeft op 1 juni 2022 aangegeven dat ze het zien als een verantwoordelijkheid voor zorgondernemers en een voortvloeisel van vrije marktwerking. IGJ zal derhalve naar verwachting geen actieve rol willen spelen. Uit de gesprekken met zorgverzekeraars merkte we gelukkig dat deze wel deze problematiek herkennen en daarin mee willen denken.
De problematiek rondom het behoud en de overdracht van patiëntendossiers bij het faillissement van een zorgorganisatie is complex en heeft verschillende juridische, ethische en praktische implicaties. Hieronder zal ik de problematiek beschrijven en uitleggen waarom dit voor de curator een groot probleem zou kunnen zijn.
1. Juridische verplichtingen en verantwoordelijkheden: Zoals aangegeven, zijn zorgorganisaties verplicht om patiëntendossiers gedurende een lange periode te bewaren en deze beschikbaar te houden voor de patiënten. Deze verantwoordelijkheid rust over het algemeen op de bestuurder van de organisatie. Echter, bij een faillissement komen hier andere partijen zoals curatoren bij kijken, en de exacte verdeling van verantwoordelijkheden kan variëren afhankelijk van lokale wetgeving.
2. Financiële beperkingen: De curator is belast met het afwikkelen van de financiële zaken van de failliete organisatie. Dit omvat onder andere het betalen van schuldeisers uit de beschikbare middelen. Het behouden en beheren van patiëntendossiers gedurende een periode van 20 jaar kan aanzienlijke kosten met zich meebrengen, met name vanwege de noodzaak van veilige opslag en beveiliging van gevoelige medische informatie.
3. Operationele uitdagingen: Naast de financiële aspecten zijn er ook operationele uitdagingen verbonden aan het behoud van patiëntendossiers. Dit omvat het organiseren en onderhouden van een archiefsysteem dat gedurende een lange periode toegankelijk blijft. Dit vereist mogelijk gespecialiseerde kennis en middelen die niet direct voorhanden zijn bij de curator.
4. Wettelijke naleving en privacy: Het is cruciaal om te voldoen aan wettelijke vereisten met betrekking tot gegevensbescherming en privacy, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in de EU. Dit betekent dat de patiëntendossiers veilig moeten worden bewaard en alleen mogen worden overgedragen aan geautoriseerde partijen, wat extra complicaties met zich meebrengt voor de curator.
Al met al kan het behoud en de overdracht van patiëntendossiers bij een faillissement een aanzienlijke uitdaging vormen voor de curator, zowel vanwege financiële beperkingen als vanwege operationele en wettelijke complicaties. Het niet adequaat handelen in deze kwestie kan leiden tot juridische problemen, schendingen van privacyregels en ontevredenheid bij patiënten. Het is daarom van groot belang dat deze kwestie zorgvuldig wordt aangepakt, mogelijk met de betrokkenheid van relevante instanties zoals toezichthouders en juridisch advies.